Bu çalışmada excel kullanırken kullanıcıların aynı veriyi tekrardan diğer hücrelere girmelerinin nasıl engelleneceğini göreceğiz.
Aşağıdaki örnekteki gibi fatura numaralarını girdiğiniz bir excel dosyası düşünün ve bu dosyada bir fatura numarasının daha sonra yanlışlıkla tekrardan girilmesini istemiyorsunuz.
1. A2:A20 aralığını seçin.
[Değerli Ziyaretci, linki görmeniz icin bu mesaja cevap yazmanız gerekiyorÜye olmak icin burayı tıklayınız]
2. Data sekmesinden data validation (veri doğrulama)yı seçin.
[Değerli Ziyaretci, linki görmeniz icin bu mesaja cevap yazmanız gerekiyorÜye olmak icin burayı tıklayınız]
3. Allow listesinden Custom (Özel)’i seçin.
4. Formula kısmına aşağıdaki formülü girin.
=COUNTIF($A$2:$A$20;A2)=1
[Değerli Ziyaretci, linki görmeniz icin bu mesaja cevap yazmanız gerekiyorÜye olmak icin burayı tıklayınız]
Açıklama: COUNTIF iki arguman alır. Bu örmek için kullandığımız formülde, A2:A20 değer aralığında A2 hücresiyle eşit olanların sayısını bulur. “=1” dediğimiz için bu formül A2’ye girmek istediğimiz değer başka bir hücreye girilmişse sonucu 1 olarak döndürürür ve aynı veri girişini engeller.
Excel bu formülü diğer hücrelere de kopyalar fakat $A$2:$A$20 kısmını dolar işareti ile sabitlediğimiz için değer aralığını değiştirmez.
5. Kontrol etmek için A3 hücresine tıklayıp data validation’a tıklayın.
[Değerli Ziyaretci, linki görmeniz icin bu mesaja cevap yazmanız gerekiyorÜye olmak icin burayı tıklayınız]
Gördüğünüz gibi değer aralığı sabitken A2 olan kısım A3 olarak değişmiştir. Böylece her hücre için otomatik olarak kontrol mekanizması oluşmuştur.
6. Aşağdaki gibi diğer bir hücreye yukarıdaki fatura numaralarından birini girmeyi deneyin.
Excel bu fatura numarasını daha önce girdiğinize dair uyarı verir.

Not: giriş veya uyarı mesajları için data validation kısmında “Input Message” (Data girişindeki bilgi mesajı) ve “Error Alert” sekmelerine tıklayıp aşağıdaki gibi düzenleyebilirsiniz.
[Değerli Ziyaretci, linki görmeniz icin bu mesaja cevap yazmanız gerekiyorÜye olmak icin burayı tıklayınız]
Örneği indirmek için [Değerli Ziyaretci, linki görmeniz icin bu mesaja cevap yazmanız gerekiyorÜye olmak icin burayı tıklayınız]